Geri Bildirim Nasıl Verilir? Yöneticiler "Veriyorum" Dediğinde Çalışanlar Neden "Almıyorum" Diyor?

Geri bildirim nasıl verilir? Kısa cevap şu: geri bildirim, yöneticinin verdiği değil, çalışanın aldığı kadar vardır. Düzenli, belirli, kısa ve karşı tarafa ulaştığından emin olunan konuşmalar iyi geri bildirimin temelini oluşturur. Bu yazıda yöneticilerle çalışanlar arasındaki algı farkının ne kadar büyük olabildiğine, nedenlerine ve ekibinizde bu farkı kapatmak için neler yapabileceğinize bakıyoruz.

Yöneticiler "veriyorum" diyor, çalışanlar "almıyorum" diyor

Gallup, yöneticilerin ekiplerini nasıl yönettiklerini düşünmeleriyle çalışanların nasıl yönetildiklerini söylemeleri arasındaki farkı karşılaştırdı. Gallup'un yönetici kör noktaları analizine göre en büyük fark geri bildirimin ne sıklıkta verildiği konusunda ortaya çıkıyor. Çalışanların beşte biri (%20) haftalık geri bildirim aldığını söylüyor. Yöneticilerin ise yaklaşık yarısı bunu verdiğini düşünüyor.

Aynı çalışmada tanıma konusunda da benzer bir ayrışma var. Yöneticilerin yaklaşık %60'ı ekibinin emeğini iyi takdir ettiğini düşünüyor. Bireysel katkıda bulunan çalışanlarda bu oran %35 düzeyinde kalıyor.

Bu veriler ABD'deki çalışanlara ait. Türkiye'deki kurumlar için aynı oranları varsaymak doğru olmaz. Yine de örüntü tanıdık geliyor: iyi niyetli yönetici ile "duyulmadığını" hisseden çalışan aynı konuşmadan farklı sonuçlar çıkarıyor.

Algı farkı neden oluşuyor?

Farkın tek bir nedeni yok. Sahada sık karşılaşılan birkaç olası neden şunlar:

• Konuşmanın türü karışıyor. Yönetici için iş takibi, yönlendirme ve hatırlatma geri bildirim sayılabilir. Çalışan ise kendisine dair net bir değerlendirme duymak ister.
• Zamanlama gecikiyor. Geri bildirim olaydan haftalar sonra, toplantı gündeminin sonuna sıkışarak geliyor.
• Yönetici de geri bildirim almıyor. Gallup'a göre ABD'li çalışanların %42'si yöneticisine resmi olarak geri bildirim verme fırsatına sahip. Yalnızca %24'ü yöneticisinin performansını resmi olarak değerlendirmiş. Kendi etkisini görmeyen yönetici, algı farkını da göremiyor.
• Kalite sorunu var. Gallup'un yaklaşık 15.000 çalışanla yaptığı bir çalışmada, yöneticisiyle son konuşmasını son derece anlamlı bulanların oranı yalnızca %16 çıktı.

İyi geri bildirimin dört unsuru

1. Belirli olun

"İletişimini geliştirmelisin" cümlesi kimseye yol göstermez. Harvard Business Review'da yer alan bir yazı, Durum-Davranış-Etki (SBI) yaklaşımını öneriyor. Önce davranışın gerçekleştiği zaman ve yer belirtilir. Sonra gözlemlenen davranış tarif edilir. Son olarak davranışın yarattığı etki anlatılır. Bu yapı, yargıdan çok gözleme dayandığı için karşı tarafın savunmaya geçme ihtimalini azaltır.

2. Kısa ama düzenli olun

Uzun konuşmalar şart değil. Gallup'a göre 15-30 dakikalık konuşmalar düzenli yapıldığında 30-60 dakikalık konuşmalardan daha etkili olabiliyor. Haftalık ritim yakalanamazsa yöneticinin geriye dönük, daha uzun konuşmalarla telafi etmesi gerekiyor.

3. Tanıma ile gelişimi birlikte ele alın

Anlamlı bulunan konuşmalar; tanıma, iş birliği, hedefler ve öncelikler ile güçlü yönler üzerine kuruluyor. Zorlukları konuşmak elbette gerekli. Ancak her konuşmanın yalnızca eksiklere odaklanması, geri bildirimi ekipte "kaçınılan" bir ritüele çevirebilir.

4. Mesajın ulaşıp ulaşmadığını sorun

Algı farkını kapatmanın en basit yolu karşı tarafa sormak: "Bu konuşma senin için net ve faydalı muydu?" Bu soru hem geri bildirimin kalitesini ölçer hem de çift yönlü bir konuşma kültürü kurar.

Kendi ekibinizdeki algı farkını nasıl ölçersiniz?

Büyük bir anket gerekmeden de başlayabilirsiniz. Ekibinize üç kısa soru sorun:

• Son iki haftada yöneticinizden, işinizi geliştirmenize yardımcı olacak bir geri bildirim aldınız mı?
• Aldığınız geri bildirim yeterince belirli ve uygulanabilir miydi?
• Çalışmanız fark edildi ve takdir edildi mi?

Aynı soruları yöneticilere "verdiğinizi düşünüyor musunuz?" biçiminde sorup yanıtları yan yana koyduğunuzda, kurumunuzun kendi algı haritası çıkar. Kurum genelinde daha geniş bir fotoğraf istiyorsanız, RECTRA Deneyim Merkezi'ndeki ücretsiz Organizasyon Sağlık Taraması bir başlangıç noktası olabilir.

Tek seferlik bilgiden alışkanlığa

Geri bildirim bir bilgi eksikliğinden çok bir alışkanlık meselesidir. Yöneticilerin çoğu ne yapılması gerektiğini biliyor. Zorlandıkları şey, bunu iş yoğunluğu içinde her hafta tekrarlamak. Bu yüzden tek günlük bir eğitim çoğu zaman kalıcı değişim yaratmıyor.

RECTRA olarak liderlik gelişimini bir süreç olarak ele alıyoruz. Rectra Business School kapsamındaki Liderlik fakültesinde süreç üç aşamadan oluşuyor:

• Eğitim öncesi: Dijital hazırlık ile katılımcıların konuya ilişkin mevcut durumu netleştirilir.
• Sınıfta: Uygulamalı atölyelerde yöneticiler gerçek konuşma senaryolarını denerler.
• Eğitim sonrası: Dijital Eğitim Platformu'nda pekiştirme ve ölçüm yapılır. Ön/son test, envanter ve gelişim raporu ile ilerleme görünür hale gelir.

Bireysel olarak gelişmek isteyen yöneticiler için açık eğitim takvimimiz de mevcut. Geri bildirim becerisini birebir çalışmak isteyenler için yönetici ve ekip koçluğu da bir seçenek olabilir.

Başlamak için küçük bir adım

Bu hafta ekibinizdeki her kişiyle 15 dakikalık bir konuşma planlayın. SBI yapısını kullanarak bir güçlü yön ve bir gelişim alanı paylaşın. Konuşmanın sonunda karşınızdakine bunun faydalı olup olmadığını sorun. Sonuçları not edin. Birkaç hafta sonra aynı soruları yeniden sorduğunuzda, algı farkının kapanıp kapanmadığını kendi verinizle görebilirsiniz.

Bizimle İletişime Geçin

RECTRA olarak yönetici ve ekiplerinizdeki geri bildirim kültürünü birlikte değerlendirmek, ihtiyacınıza uygun bir liderlik gelişim programı kurgulamak isterseniz sizi dinlemekten memnuniyet duyarız. Teklif formumuz üzerinden kurumunuzun ihtiyacını kısaca paylaşabilirsiniz.